Po wypadku w miejscu pracy pracownik zwykle powinien zgłosić zdarzenie przełożonemu i dopilnować, aby zostało ono odnotowane w zakładowym rejestrze. Taki wpis pomaga ustalić datę, miejsce, uczestników i podstawowy przebieg wypadku. Zdarza się jednak, że pracodawca nie prowadzi właściwej ewidencji, kierownik odkłada zgłoszenie albo poszkodowany trafia do szpitala i nie ma możliwości samodzielnego wypełnienia dokumentu.
Brak wpisu nie oznacza automatycznie, że zdarzenia nie można udowodnić. Roszczenie może opierać się na kilku innych źródłach, które razem tworzą spójny obraz tego, co wydarzyło się w pracy.
Zgłoś wypadek na piśmie
Jeżeli zdarzenie nie zostało odnotowane od razu, warto możliwie szybko przesłać pracodawcy pisemne zgłoszenie. Może to być e-mail do przełożonego, działu HR lub osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo. Wiadomość powinna zawierać datę, godzinę, miejsce, opis wykonywanego zadania, przyczynę wypadku i rodzaj odniesionych obrażeń.
Należy zachować wysłaną wiadomość oraz odpowiedź pracodawcy. Nawet gdy firma nie uzupełni książki wypadków, taka korespondencja może potwierdzać, że została poinformowana o zdarzeniu. HSE wyjaśnia, że księga wypadków jest ważnym narzędziem do rejestrowania urazów i incydentów związanych z pracą.
Zabezpiecz zdjęcia i nagrania
W przypadku, gdy wypadki przy pracy nie zostały prawidłowo zapisane, fotografie mogą odegrać szczególnie ważną rolę. Zdjęcia powinny pokazywać nie tylko obrażenia, ale także całe miejsce zdarzenia.
Przydatne mogą być:
- uszkodzone narzędzia, maszyny lub środki ochrony,
- mokra podłoga, przeszkoda, brak barier albo wadliwe oświetlenie,
- rozmieszczenie towarów, pojazdów i stanowisk pracy,
- ubranie lub obuwie uszkodzone podczas wypadku,
- widoczne obrażenia w kolejnych dniach.
Nagrania z monitoringu zakładowego mogą zostać nadpisane po krótkim czasie, dlatego należy szybko poprosić o ich zabezpieczenie. Warto podać dokładny przedział czasowy i miejsce, którego dotyczy prośba.
Ustal, kto wiedział o zdarzeniu
Świadkiem nie musi być wyłącznie osoba, która widziała sam moment wypadku. Znaczenie mogą mieć również pracownicy, którzy usłyszeli hałas, przybiegli na miejsce, udzielili pomocy lub widzieli stan poszkodowanego bezpośrednio po zdarzeniu.
Należy zapisać ich imiona, nazwiska i dane kontaktowe. Pomocne mogą być także wiadomości wysłane do współpracowników, grafiki zmian, rejestry wejść do budynku i dokumenty potwierdzające, kto pracował w danym miejscu.
Nie podpisuj opisu, z którym się nie zgadzasz
Pracodawca może później przygotować własną wersję zdarzenia lub poprosić pracownika o podpisanie notatki. Dokument należy przeczytać uważnie. Jeżeli pomija ważne okoliczności, zawiera nieprawdziwe informacje albo przypisuje winę poszkodowanemu bez podstaw, warto zgłosić poprawki na piśmie i zachować kopię.
Levenes zwraca uwagę, że treść wpisu może zostać wykorzystana jako dowód, dlatego pracownik nie powinien podpisywać opisu, który nie przedstawia uczciwie tego, co się wydarzyło.
Dokumentacja medyczna łączy uraz z datą wypadku
Wizyta u lekarza, w szpitalu lub centrum urazowym tworzy niezależny zapis dotyczący obrażeń. Podczas badania należy dokładnie wyjaśnić, że uraz powstał w pracy, oraz opisać mechanizm zdarzenia.
Warto przechowywać:
- wypisy i zalecenia lekarskie,
- wyniki badań oraz skierowania,
- recepty i rachunki za leczenie,
- zwolnienia lekarskie,
- zapisy dotyczące rehabilitacji.
Levenes podkreśla, że w sprawach odszkodowawczych istotne są dowody dotyczące zarówno odpowiedzialności za wypadek, jak i obrażeń oraz strat finansowych.
Sprawdź dokumenty pracodawcy
Firma może posiadać informacje o zdarzeniu poza książką wypadków. Mogą to być raporty pierwszej pomocy, zgłoszenia do kierownika, notatki z dochodzenia wewnętrznego, rejestry usterek, dokumenty serwisowe maszyn lub wiadomości dotyczące zatrzymania pracy.
Jeżeli uraz spełnia określone kryteria, pracodawca lub inna osoba odpowiedzialna może mieć obowiązek zgłoszenia go zgodnie z RIDDOR. Nie każde zdarzenie podlega takiemu zgłoszeniu, ale określone poważne urazy i niektóre przypadki dłuższej niezdolności do pracy wymagają rejestracji lub zawiadomienia HSE.
Zapisuj straty i skutki wypadku
Aby ubiegać się o odszkodowanie za wypadek przy pracy, trzeba wykazać nie tylko samo zdarzenie, ale również jego konsekwencje. Należy zachować paski wynagrodzeń, potwierdzenia nieobecności, rachunki za przejazdy, leki, fizjoterapię i potrzebną pomoc.
Przydatny może być również prosty dziennik opisujący ból, trudności w wykonywaniu codziennych czynności, problemy ze snem oraz ograniczenia w pracy. Zapisy powinny być rzeczowe i prowadzone regularnie.
Podsumowanie
Brak wpisu w książce wypadków może utrudnić sprawę, ale nie przekreśla możliwości udowodnienia zdarzenia. Pisemne zgłoszenie, zdjęcia, monitoring, dokumentacja medyczna, dane współpracowników i zakładowe rejestry mogą wspólnie potwierdzać przebieg wypadku.
Najważniejsze jest szybkie zabezpieczenie materiałów, zanim nagrania zostaną usunięte, miejsce pracy ulegnie zmianie, a wspomnienia świadków staną się mniej dokładne. Wczesna konsultacja prawna może pomóc ustalić, które dowody są najważniejsze i jakie działania należy podjąć w konkretnej sprawie.
